‘멋지면서도 효과적인’ 프리젠테이션을 한다는 것은 말처럼 쉽지 않다. 약간의 교육, 준비, 그리고 수차례의 리허설도 필요하다. 프리젠테이션 능력을 개발하고 두려움을 극복할 수 있는 몇 가지 팁을 제시한다.
다른 사람들 앞에서 발표를 한다는 것은 꽤나 스트레스를 받는 일이다. 나 자신도 프리젠테이션을 위해 연단에 설 때마다 순간적으로 당황하는 경우가 많다. 훌륭한 프리젠테이션을 하려면 수많은 노력과 연습, 그리고 준비가 필요하다.
1년여 전 첫 프리젠테이션이라는 주제로 칼럼을 쓴 적이 있다. 그 후로 나 자신이 프리젠테이션을 할 때마다 몇 가지 새로운 트릭을 사용하고, 당시 언급했던 팁도 유용하게 활용한다. 또한 잠깐 동안이지만 발표 코치를 맡을 기회도 있었다. 이 기간이 나 스스로도 놀랄 만큼 많은 도움이 됐다.
그리고 이제는 100% 편안한 것은 아니지만 전보다 훨씬 나아졌다는 것을 몸소 느낄 수 있다. 내 자신이 프리젠테이션을 좀 더 재미있게 하고, 내 얘기에 귀를 기울이는 다른 사람들에 대해서도 더 편안한 느낌을 갖게 됐다. 이번 칼럼에서 소개하는 몇 가지 팁, 트릭, 리소스 등은 여러분에게도 도움이 될 것이다. 대규모 컨퍼런스든, 동료들 앞에서 하는 내부 프리젠테이션이든, 아니면 영업 프리젠테이션이든 상관없이 유용한 팁들이다.
프리젠테이션 이전의 마음가짐과 몸가짐
나 자신도 준비를 많이 할수록 프리젠테이션에 대한 자신감이 높아진다는 점을 느낀다. 자신감이 높아지면 프리젠테이션의 품질도 훨씬 향상된다. 또 마음이 편안하면 자연스럽게 자신감이 생기고, 준비에 대한 필요성도 덜 중요하게 느껴지게 된다. 프리젠테이션을 처음 수행한다면 가능한 한 최선을 다해 준비를 해야 한다. 그렇다고 해서 엄청나게 스트레스를 받을 필요는 없다. 발표할 내용과 준비한 자료에 대해 제대로 숙지하기만 하면 된다.
프리젠테이션이 처음이라면 발표 코치와 대화를 나눠보는 것도 실제로 도움이 될 수 있다. 발표 코치들은 대화를 통해 여러분의 스타일에 대한 아이디어를 얻고, 청중에 대한 호소력 향상 방법, 발표시 문제점 등 몇 가지 구체적인 방안을 제시해주기 때문이다. 나의 경우 발표 코치에게 다음과 같은 지적을 받았다.
• 더 천천히 말하라.
• 수많은 청중들 속에 묻혀있는 개개인과 대화를 하라.
• 말하기 전에 한 번 더 생각하라. 프리젠테이션을 잠시 중단해도 좋다.
프리젠테이션을 실제로 하는 동안 이런 지적을 떠올리면 상당히 도움이 된다. 발표장에 들어서기 전에 훨씬 더 차분해지고 자신감도 더 상승하기 때문이다.
위에 언급한 3가지 외에도 몇 가지 유용한 팁이 있다.
• 물을 많이 마셔라.
• 발표 전날 밤에는 숙면을 취하라.
• 발표 전날 밤 늦게까지 술을 마시지 말라. 불가피하게 술을 마셔야 한다면 스스로를 절제하라.
• 충분한 식사를 하라.
• 숨을 깊이 내쉬어라.
• 긍정적인 결과를 머릿속에 상상하라.
• 다른 발표자들과 함께 어울리고, 그들에게 몇 가지 조언을 구하라. 나의 경우 이 방법이 언제나 도움이 됐다.
프리젠테이션 자료 준비
프리젠테이션을 준비할 때 가장 중요한 것은 프리젠테이션의 양을 적게 하는 것이다. 만약 발표장에 참석하지 못한 사람들과도 정보를 공유하고 싶다면 글을 작성해 올려라. 세세하게 준비된 프리젠테이션조차도 때로는 몇 가지 사항을 놓칠 수 있으므로 다음 몇 가지 가이드라인을 기억해 두자.
• 텍스트는 최소화하라.
슬라이드당 요점은 5개 이하로 하라. 하나의 핵심 아이디어로 축약할 수 있으면 더 좋다. 청중들은 자료를 읽으려는 경향이 있으므로 내용이 많으면 발표에 귀를 기울이지 않게 된다.
• 화면의 명암 대비와 글자 폰트 사이즈를 확인하라.
화면에 텍스트가 나오면 청중들도 텍스트를 읽는다는 사실을 기억하라.
• 발표하고자 하는 아이디어를 잘 표현할 수 있는 그림을 사용하라.
그림은 이해가 쉽고 주의를 산만하게 하지도 않으며 더 강렬한 인상을 심어줄 수 있다. 발표할 이야기를 준비하고, 배경 설정에 상상력을 이용하라.
• 복잡한 차트와 그래프는 가급적 피하라.
청중들이 발표에 집중하기가 어렵다. 지극히 단순한 시각적 아이디어를 사용하는 것이 좋다.
• 프리젠테이션의 해상도를 확인하라.
800x600 정도가 적당하다. 스크린에 적합하지 않은 슬라이드를 그동안 많이 봤는데 프리젠테이션 환경을 발표자가 완벽하게 제어하지 못하면 얼마나 어려운지 해보면 알게 될 것이다.
• 슬라이드별로 간단한 메모와 발표의 핵심 포인트를 준비하라.
발표장에서 보고 읽으라는 것이 아니라 발표할 내용을 기억해두기 위함이다. 실제 발표할 내용보다 더 많이 준비하라. 그러나 시간이 부족한 경우도 있으므로 짧게 줄여 발표하는 연습도 해야 한다.
프리젠테이션 실행
프리젠테이션을 하는 동안 다음에 할 말이나 행동을 생각하는데 너무 많은 시간을 보내고 싶지 않다 하더라도 발표 도중에 반드시 기억해야 할 몇 가지가 있다.
• 긍정적으로 생각하라.
• 이야기 중심으로 발표하라. 이야기는 차트와 그래프의 숫자보다 발표 내용을 전개하기가 훨씬 더 용이하다. 또한 청중들을 집중하게 하는 부가적인 장점도 갖고 있다.
• 슬라이드를 지루하게 읽지 말라. 슬라이드는 발표하고자 하는 내용을 보조하는 것이지 보고 읽기 위한 것이 아니다. 슬라이드에 대한 메모도 마찬가지다.
• 도입 부분은 간결하고 강하게 시작하라. 청중들은 발표자가 누군지에 대해서도 궁금하겠지만 결국 알고 싶은 것은 발표의 내용이다. 두서없는 농담으로 시작하는 것보다 짧고, 강력하고 분명한 메시지로 시작하는 게 낫다. 그리고 청중들 대부분은 발표자가 누군지 어느 정도 알고 있을 가능성이 높다.
• 프리젠테이션은 천천히, 그리고 침착하게 진행하라. 호흡을 가다듬을 필요가 있다면 잠시 중단해도 좋다.
• 가령 실수를 하더라도 불안해하지 말고, 미안하다는 말도 하지 말라. 자신감을 유지하고 실수를 해도 그대로 발표를 계속하라.
• 강력한 아이디어를 전달해야 할 때는 잠시 멈춰라. 이 부분은 기억하기 어렵겠지만 청중들도 발표 내용을 충분히 이해할 수 있는 시간과 휴식이 필요하다.
• 적절한 순간에는 웃기도 하고 농담도 하라. 유머를 약간 길게 할 수도 있지만 도가 지나쳐서는 안 된다.
• 스스로의 실수를 교훈으로 삼아라. 나의 경우 일어나 발표를 할 때마다 무언가 한 가지씩 얻는 것이 있다.
• 마무리는 강력하게 하라. 결론은 언제나 또렷하고, 분명하며 강력한 어조로 하라.
• 발표 중간에 들어오는 질문에 대해서도 항상 대비하라. 프리젠테이션이 잘 됐다면 질문이 많을 것이다.
