정말 급한 일인가?
급하다고 바지 위에 속옷을 입는다면 어떤 일이 벌어질까? 슈퍼맨은 바지 위에 속옷을 입고도 악당을 물리치며 무슨 일이든 해결하지만, 현실 세계에서는 우스꽝스러운 모습일 뿐이다.
'업무관리(Priority)'의 사전적 의미는 '어떤 일의 우선순위, 우선권, 상위단계'를 말한다. 어떤 일이든지 일의 전후가 있고, 그것에 맞게 진행하는 것이 가장 효과적이고 만족할 만한 결과도 가져온다.
물론 누구나 어떤 일을 할 때 업무관리를 생각한다. 하지만 실제로 그것을 어떤 순위로 둬야 하는지 난감해하는 이도 많이 봤다. 또 현재 하는 일보다 더욱 급한 일이 생기거나 상사로부터 강요받아 업무관리를 바꿔야 하는 경우가 비일비재하다. 물론 정말로 시급하고 중요한 문제라면 먼저 처리해야 한다. 그런데 이를 단순히 어쩔 수 없는 일로 치부해 그렇게 끌려다니기만 하면 영원히 그 굴레를 벗어나지 못할 수도 있다. 본인의 효과적인 업무관리를 위해서는 <Tip>을 먼저 살펴보자.

<Tip> 효율적인 업무관리를 위한 체크리스트

• Q. 그 일이 현실적으로 처리 가능한가? 정해진 시간 내에 반드시 해야 하는가?
  ☞ 애초부터 처리할 수 없는 일을 부득이 떠안아 책임질 필요는 없다. 약간의 비난과 불평을 감수하더라도, 거절하고 자신의 업무를 하는 것이 좋다.
• Q. 시급한 일이 정말 시급한 일인가?
  ☞ 정말로 시급한 일이 아닐 수도 있다. 단순히 입장의 차이에서 발생하는 시급한 일은 아닌가?
• Q. 단순히 상사의 개인 업무를 떠안은 것은 아닌가?
  ☞ 기업과 고객에게 정말로 필요한 일이라면 어떻게든 처리해야 한다. 그런데 단순히 업무관계자의 필요에 의해서라면 자신의 상황을 설명하고 양해를 구하는 것이 좋다.
• Q. 안 해도 되는데 거절하지 못해 떠안은 일인가?
  ☞ 분명한 사유를 이야기하고 거절하는 것이 서로의 업무관계를 장기적으로 유지하는데 더 좋다. 안 해도 될 일을 해서 생기는 부담은 기필코 일을 건넨 상대와의 관계를 지속하지 못하게 만든다.

공평하게 주어진 시간 활용하기
'시간관리(Paralleization)'는 '병렬화, 평행화'라는 뜻이다. '어떤 일들을 순수대로 하기보다는, 동시에 진행하거나 이웃 되게 나란히 한다'란 의미다.
헤드헌팅을 업으로 하는 필자의 예를 들어 보겠다. 필자가 시간관리를 위해 어떤 상황에서도 가장 중시하는 것이 요청사항에 대한 피드백이다. 확인 즉시 회신한다. 대부분 요청사항은 업무 진행과 관련한 내용이며 필자의 피드백이 있어야 그 업무관계자가 관련 업무를 진행할 수 있기 때문이다. 그러면 필자가 다른 일을 하는 시간에도 그 업무는 진행될 수 있다. 또 필자는 의뢰기업의 채용요청을 접수하면 가장 먼저 채용공고를 올린다. 그러면 관심있는 후보자들이 이력서를 보내온다. 이러면 필자가 직접 후보자를 물색하는 시간을 상당히 줄일 수 있다. 보내온 이력서를 검토한 후 유력 후보자들에게 기업과 그 지위에 대한 정보, 요청사항 등에 대해 최대한 빨리 알려주고, 기업에 제공해야 하는 프로파일도 그들이 형식에 맞춰 직접 작성하게 한다. 이러면 필자가 직접 하는 것보다 시간도 덜 걸리고, 무엇보다 자신의 프로파일은 후보자 자신이 가장 정확하게 알고 있으니까. 물론 그 시간에 필자는 다른 일을 할 수 있다.