시간은 사랑의 정신, 영혼의 호흡 등과 같이 인생을 만드는 재료이다. 꿈을 추구하고 목표를 성취하고 노력에 따른 보상을 즐기게 해주는 것도 바로 시간이다. 그러므로 인생의 성공과 실패는 시간관리에 달린 셈이다. 시간관리를 잘하는 사람은 시간을 지배하면서 ‘끌어가는 삶’을 산다. 반면에 시간관리에 미숙한 사람은 시간의 지배를 받아 ‘끌려가는 삶’을 산다.
많은 사람들이 “바쁘다”는 말을 입에 달고 다닌다. 바쁜 것이 권위의 상징처럼 생각하는 경향이 있다. 물론 중요한 자리나 높은 자리에 올라가면 바쁠 수밖에 없다. 하기야 실업자도 바쁜 것이 우리의 현실인데 사회활동을 많이 하는 사람이 바쁘게 사는 것은 너무도 당연하다. 중요한 것은 바쁘게 사는데도 불구하고 여유 있어 보이는 사람이 있다는 사실이다. 그런가 하면 “저렇게 살려면 왜 사는지 모르겠다”는 말이 나올 정도로 허겁지겁 사는 사람도 있다.
우리를 바쁘게 만드는 주범이 바로 시간도둑이다. 시도 때도 없이 걸려오는 전화, 예고 없이 찾아오는 방문객, 잦은 회의 시간, 찾아가야 할 경조사 등 일일이 열거하기 어려울 정도다. 그러나 이 같은 외부요인은 자신의 업무습관에 비하면 그렇게 중요한 것이 아닐 수도 있다. 다시 말하면 시간관리를 효율적으로 함으로써 얼마든지 시간의 여유를 가질 수 있다. 그렇다면 어떻게 해야 시간관리를 효율적으로 할 수 있을까.
먼저 시간계획을 구체적으로 세워야 한다. 매일 아침 10분 동안 오늘의 할 일을 최우선 활동, 중요한 활동, 전화걸기 등으로 구분하여 계획을 세우면 시간의 생산성이 높아진다. 계획이 철저할수록 실행단계에서 요구되는 시간은 줄어든다. 하루 일주일 한달 등 단기계획뿐만 아니라 장기계획을 세울 때 시간을 더욱 체계적으로 관리할 수 있다.
계획을 세우고 나면 중요한 일을 먼저 처리해야 한다. 우리의 시간과 에너지는 모두 한계가 있기 때문이다. 대부분 사람들은 중요하지 않으면서 긴급한 일에다 50%이상의 시간을 투자한다. 이런 사람은 바쁠 수밖에 없다. 그러나 지혜로운 사람은 긴급하지 않지만 중요한 일에 60% 이상의 시간을 투자한다. 시간을 어디에 투자하는가. 급한 일에 많은 시간을 투자하고 있다면 시간관리의 문제점이 있다는 적신호가 아닐 수 없다.
원칙을 중시하고 삶을 단순화하는 것도 시간관리의 필수조건이다. 원칙이 있어야 의사결정이 빨라진다. 원칙이 없고 상황에 따라 의사결정 패턴이 달라지면 시간관리는 그만큼 산만해진다. 아울러 단순하게 사는 것도 시간관리에 대단히 유용한 항목이다. 삶이 복잡하면 시간관리도 복잡해진다는 사실을 잊지 말아야 한다.
또한 달성시한을 정하고 지키는 것도 시간관리에서 중요하다. 일에는 맺고 끊는 절도가 있어야 한다. 달성시한은 신호등처럼 일을 흘러가게 하는 역할을 한다. 가능하면 달성시한 내에 주어진 목표를 이룰 수 있도록 노력해야 한다. 목표가 성취되고 나야 다음 단계로 전진해 나갈 수 있는 까닭이다.
중요한 일에 집중하려면 권한위임 역시 필수적으로 요구된다. 관리(management)에 대한 정의는 “사람을 통하여 일이 이루어지도록 하는 것”이다. 시간관리도 적절한 사람을 통하여 적절한 시간 안에 적절한 일을 끝내게 하는 것이다. 정형적이고 사소한 일은 권한위임을 해야 한다. 아랫사람에게 권한을 위임할 때 창의적이고 도전적인 일에 자신의 역량을 집중할 수 있는 것이다.
문국현 유한킴벌리 전 사장은 NGO 활동과 정부지원활동 등으로 눈코뜰새 없이 바쁜 사람이었다. 그럼에도 그를 만나 보면 바쁘다는 인상을 주지 않는다. 왜 그럴까. MBO(management by objective)와 MBE(management by exception)가 그 비결이다. 목표관리를 통해 부하직원들에게 권한을 위임하고 자신은 전략적이고 예외적인 일에 시간을 집중하기 때문에 시간관리를 유연하게 하는 사람으로 보이는 것이다.
불필요한 시간요구에 대해서는 “No”라고 단호하게 말하는 것도 중요하다. 많은 사람들이 속으로는 원치 않으면서도 거절을 하지 못해 시간에 끌려다니는 모습을 보인다. 거절을 하는 것이 오히려 상대방으로 하여금 시간관리를 효율적으로 하게끔 도와주는 역할을 할 수 있음을 명심해야 한다.
자투리 시간을 활용하는 것도 대단히 중요하다. 계획과 계획 사이에는 자투리 시간이 발생하므로 이 시간들을 활용하는 노하우를 축적해야 한다. 티끌 모아 태산이 되듯이 자투리 시간을 잘 이용하면 시간의 생산성은 더욱 올라가게 된다.
그 밖에 기록을 중시하고 메모를 습관화하는 노력, 전화와 이메일의 적극적인 활용, 일과 휴식을 구분하는 노력도 시간관리의 효율성을 높이는 데 있어서 빼놓을 수 없는 요소들이다.
